個人情報保護方針
オークラガーデンホテルの情報セキュリティ・個人情報保護に関する基本方針
当ホテルは、高度情報通信社会における情報セキュリティと個人情報保護の重要性に鑑み、ホテルオークラグループの情報セキュリティと個人情報保護に関する方針に基づき、会社が保有する情報の適正な管理と保護に努めます。
1. 法令等の遵守
法令および行政機関が定めた方針・ガイドライン等を遵守します。
2.管理体制の確立
社内における管理体制を確立し、責任分担を明確にします。
3.社内方針・規程・ガイドライン等の遵守
社内方針・社内規程・ガイドライン等を策定し、これを遵守します。
4.安全対策の実施
安全対策を実施し、情報への不正アクセス、情報の紛失・破壊・改ざんおよび漏洩等に対する予防措置を講じます。
5.教育・啓蒙活動の実施
社員に対する教育・啓蒙活動を推進し、情報管理に対する知識習得と意識向上を目指すとともに、情報が適正に管理されるよう周知徹底を図ります。
6. 業務委託先との連携
情報管理に関する業務を他社に委託する場合には、十分な経験・能力を有する者を選定するとともに、契約にあたって守秘義務に関する事項等を規定し、情報が適正に管理されることを担保します。
7. 業務改善への取り組み
情報が適正に管理されているかを定期的にチェックし、継続的に業務改善への取組みを実施します。
8. 事故発生時の対策
万一、事故が発生した場合には、被害を最小限に留めるとともに、速やかに必要な情報を公開し、再発防止策を含む適切な対策を講じます。
9. 相談窓口の明確化
お客さまからの問い合わせ、苦情や要望に対応するための相談窓口を定め、誠意をもって迅速に対応します。
10. 方針の公開
本方針を含む情報セキュリティおよび個人情報保護に関する方針をホームページなどに掲載することにより、広く社会に公開します。
予約記録の取扱い
当ホテルは、予約記録を次のとおり取扱います。
1.個人情報の管理
当ホテルは、お客様から提出されたお客様の個人情報を重要なものと認識し、その取扱いについては細心の注意を払い、コンピューターで厳重に管理します。
2.共同利用
当ホテルは、お客様の予約記録をホテル・航空運送等、旅行に密接に関連のあるサービスの提供、商品やキャンペーンのご案内、およびこれらに付随する業務のために以下の範囲で共同利用します。
（１）共同利用されるデータ項目：お客様の氏名、電話番号、住所、Eメールアドレス、年齢、性別、勤務先の他、航空会社の会員資格およびマイレージ番号、宿泊ホテル名、宿泊日、パッケージ・プラン、料金、到着時刻、ご要望、予約保証のためのクレジットカード番号。
（２）利用者の範囲：当ホテル、HOC、HOCが運営するオークラ ホテルズ ＆ リゾーツ加盟ホテル、HOCが提携しているパートナーグループホテル、ホテルオークラグループ各社、JHC、JHCが運営するニッコー・ホテルズ・インターナショナル及びホテルJALシティのホテルチェーン
（３）管理者：当ホテル
3.旅行会社への予約記録の提供
旅行会社より、旅行会社に対してお客様が申し出られた予約番号をもとに照会があった場合、 当ホテルから当該旅行会社に対して上記２.の情報が提供されます。
4. 第三者提供
当ホテルは、上記にご案内したものの他、お客様の同意がある場合、および法令等に基づき要請された場合を除き、第三者に予約記録情報を提供又は開示いたしません。
5.ご予約確認
当ホテルは、ホテルで承った予約に関して、ご予約の成立にともない予約確認証をお客様からご指定いただいたご住所・電話番号・FAX番号・Eメールアドレス宛に郵送・FAX・Eメール等にてお届け、又は口頭でお伝えします。また、ホームページ上での予約に関しては、ご予約確認のEメールをお客様からいただいたEメールアドレスに配信いたしますので、ご了承の上、ご予約ください。
6.問い合わせ等
当ホテルは、お客様からの予約記録に関する問い合わせ・変更等を、下記にて受け付け、合理的な範囲内で速やかに対応します。
7.その他の予約に関する問い合わせ等
当ホテル・ホテルオークラ・JALホテルズ予約センター以外でのお客様からの予約記録に関する問い合わせ・変更等につきましては、ご予約をされました各旅行代理店・施設等に直接お問い合わせください。
One Harmony会員情報の取扱い
株式会社ホテルオークラ（以下「HOC」）及び株式会社JALホテルズ（以下「JHC」）は、One Harmony（以下「OＨＭ」）会員の個人情報を、次のとおり取扱います。
1. 個人情報の管理
HOC及びJHCは、OHMの運営にあたり、会員から提出された会員の個人情報を重要なものと認識し、その取扱いについては細心の注意を払い、コンピュータで厳重に管理します。
2. 共同利用
HOC及びJHCは、会員から提出された個人情報を、実績登録、会員カードへの記載、会員カードの発行、ホテルでの宿泊、料飲、宴会、婚礼サービスの提供、ホテルに密接に関連のあるサービスの提供、提携先企業のものを含む販売促進やアンケートのご案内、商品開発、OHMの運営、及びこれらに付随する業務のために共同利用します。
（1）共同利用されるデータ項目：会員番号、氏名、生年月日、性別、住所、電話番号、FAX番号、Eメールアドレス、勤務先（会社名、所属部課、役職、住所、電話番号、FAX番号、Eメールアドレス）、会員カード種別、宿泊実績、予約実績、コミュニケーション履歴、ポイント実績、マイレージプログラム、マイレージ会員番号、マイレージ会員種別、喫煙の有無、お客様の嗜好、結婚記念日などのメモリアルデーなど。
（２）利用者の範囲：HOC、JHC、HOCが運営するオークラホテルズ＆リゾーツ加盟ホテル、HOCが提携しているパートナーホテルグループの一部、株式会社ホテルオークラエンタープライズが運営するレストラン及び株式会社コンチネンタルフーズが運営する一部のレストラン、JHCが運営するニッコー・ホテルズ・インターナショナル及びホテルJALシティのホテルチェーン、JHC提携ホテル、ホテルオークラグループ各社（注1）、JALグループ航空会社（注2）、株式会社ジャルカード。
（注1）ホテルオークラグループ各社とは、株式会社ホテルオークラエンタープライズ、株式会社ホテルオークラスペースソリューションズ、株式会社コンチネンタルフーズ、株式会社オレンジマーケティングサービスジャパンをいいます。
（注2）JALグループ航空会社とは、日本航空株式会社、日本トランスオーシャン航空株式会社、株式会社JALエクスプレス、株式会社ジェイエア、日本エアコミューター株式会社、琉球エアーコミューター株式会社をいいます。
（3）管理者：HOC及びJHC
3. 個人情報の第三者提供
HOC及びJHCは、予め会員の同意がある場合、OHM会員規約及び諸規則などに定められた場合、及び法令等に基づき要請された場合を除き、第三者に提供又は開示しません。
4. 個人情報に関する問合せ等
会員ご本人からのご本人の個人情報に関する問合せ・変更・利用停止については、 OHM事務局にご連絡いただければ、合理的な範囲内で速やかに対応します。
OHM事務局
〔フリーダイヤル〕0120-80-3789 又は 03-3224-6617
（平日 9:30～18:00 / 年末年始、祝祭日を除く）
オークラ・ＪＡＬホテルズWEB会員情報の取扱い
当ホテルは、オークラ・ＪＡＬホテルズWEB会員の個人情報を、次のとおり扱います。
※オークラ・ＪＡＬホテルズWEB会員とはＨＯＣ及びＪＨＣのWEB専用予約IDを登録された会員をいいます。
1. 個人情報の管理
当ホテルは、会員から提出された会員の個人情報を重要なものと認識し、その取扱いについては細心の注意を払い、コンピューターで厳重に管理します。
2.共同利用
当ホテルは、HOC、OHRメンバーホテル、グループ企業、JHC、JHCチェーンホテルとともに、会員から提出された個人情報を、ホテル及びホテルに密接に関連のあるサービスの提供、提携先企業のものを含む販売促進用資料・アンケートのご案内、商品開発およびこれらに付随する業務のために共同利用します｡
（１）共同利用されるデータ項目：氏名、生年月日、性別、住所、電話番号、Eメールアドレス、職業、勤務先（会社名、所属部署、住所、電話番号）、マイレージプログラム、マイレージ番号、会員資格、会員番号、予約実績、宿泊実績など
（２）利用者の範囲：当ホテル、ＨＯＣ、ＨＯＣが運営するオークラホテルズ＆リゾーツ加盟ホテル、ＨＯＣが提携しているパートナーホテルグループ、ホテルオークラグループ各社（注1）、ＪＨＣ、ＪＨＣが運営するニッコー・ホテルズ・インターナショナル及びホテルＪＡＬシティのホテルチェーン（詳しくはこちらをご参照ください。）
（注1）ホテルオークラグループ各社とは、株式会社ホテルオークラエンタープライズ、株式会社ホテルオークラスペースソリューションズ、株式会社コンチネンタルフーズ、株式会社オレンジマーケティングサービスジャパンといいます。
（３）管理者：ＨＯＣ及びＪＨＣ
3. 個人情報の第三者提供
当ホテルは予め会員の同意がある場合、本規約に定められた場合、および法令等に基づき要請された場合を除き、第三者に提供または開示しません
4.個人情報に関する問い合わせ等
会員ご本人からのご本人の個人情報に関する問い合わせ・変更・利用停止については、当ホテルのお問い合わせ窓口にご連絡いただければ、合理的な範囲内で速やかに対応いたします。
当ホテルでは、予約記録の個人情報、One Harmony会員の個人情報、オークラ・ＪＡＬホテルズＷＥＢ会員の個人情報のほか、お客様から直接いただいた個人情報や、旅行会社や当ホテルと契約を締結した企業よりいただいた個人情報について次のとおり取扱います。
1. 個人情報の保護・管理
お客様からご提出いただいたお客様ご自身の個人情報の保護を重視し、その取扱いについては細心の注意を払います。
2.個人情報の利用目的
ご提供いただいた個人情報は、以下の目的の達成に必要な範囲内において利用いたします。
・当ホテルおよびＨＯＣが運営するオークラホテルズ＆リゾーツ加盟ホテル（以下「ＯＨＲメンバーホテル」）において、過去のご利用情報を元に、お客様のご希望に応じた適切なサービスを提供するため
・当ホテルの情報をご案内するため
・当ホテルの宿泊、ウエディング、宴会、レストラン、ヘルスクラブ、ホテル製品、文化事業等での新商品プラン・イベント・各種ご優待のご案内や情報をご案内するため
・HOCが提携するパートナーホテルグループ（以下「提携ホテル」とします。）の会員組織へのご入会あるいは会員へのポイントの付与及び賞品交換など、会員組織の運営を行うため
・当ホテルおよびＯＨＲメンバーホテル、JHCチェーンホテル、提携ホテルにおけるサービス内容改善やマーケティングのためのアンケートなどの回答を分析するため
・HOCのマーケティング活動を行うため
・上記以外でお客様の同意があった場合、その他、当ホテル、HOC及びOHRメンバーホテル、JHCチェーンホテル、提携ホテルがお客様へのご連絡が必要と判断したとき
3. 個人情報の照会・変更・利用停止
当ホテルが保有する個人情報のうち、当ホテルで管理している個人情報の開示・訂正・利用の停止につきましては、お客様ご本人から直接下記窓口にご連絡いただければ、合理的な範囲で速やかに対応いたします。
4. 個人情報の提供・開示
個人情報は、以下のいずれかに該当する場合を除き、第三者に提供または開示しません。
・OHRメンバーホテル、JHCチェーンホテル、提携ホテル、HOCのグループ企業で共同利用する場合
・業務委託先などに対し、当ホテルが委託した業務以外に個人情報を利用することがないよう、あらかじめ契約を結んだ上で委託する場合
・お客様の事前の同意がある場合
・法令に基づき要請された場合
5.リンク先における個人情報
ホームページで紹介する他の会社のウェブサイトにて行われる個人情報の収集に関しては、当ホテルは一切の管理責任を負いません。
6.データの保護
ホームページでは、お客様の個人情報を収集する際の安全対策として、各種個人情報入力ページにおいてSSL（Secure Sockets Layer）暗号化技術を用いております。これにより、インターネットを流れるデータを暗号化し、漏洩を防ぐことができます。
7.個人情報保護方針の改訂
当ポリシーに重要な変更がある場合には、本サイト上で告知いたします。その他の変更については、最新の情報を本サイト上で随時ご確認ください。確認をされていなかったことに起因するトラブルに関しては、当ホテルは一切責任を負いかねますので予めご了承ください。
SSLについて
SSL（Secure Sockets Layer ）とは、インターネット上で情報を暗号化して送受信するためのプロトコル（通信規約）のことをいいます。インターネットでやり取りされる個人情報などの重要情報を、第三者による盗聴や改ざん、なりすましから守ることを目的としたセキュリティ機能であり、当ホテルウェブサイトでは、個人情報の入力部分のご宿泊予約ページがSSLセキュアページとなっています。（一部、非SSL通信を選択することが可能なページもあります）
1. SSLの必要性
現在インターネットで使われているプロトコルは暗号化が全く規定されていないため、第三者がラインモニタやパソコンなどを回線に挿入するなどしてインターネットを行き来する情報を覗き見ることができます。インターネットはウェブサイトの相互接続によって成り立っているネットワークであり、接続先と自分との間に中継サイトがいくつも存在し、それが安全なサイトかどうかを把握することは困難です。そのため当ホテルウェブサイトでは、特に個人情報などの重要情報をインターネットで送受信する場合に、SSLによるセキュア通信を利用することで第三者による盗聴を防いでいます。
2. SSLの仕組み
SSLでは、まずお客様が個人情報を送信する前に当ホテルとお客さまとの間でセキュリティに関する電子的なやりとり（デジタル認証・デジタル署名）を行ない、相互認証をしたうえでデータを伝送します。その際の弊社とお客様とのやりとりは乱数で撹乱され、お客様になりすましてデータを盗もうとする第三者への誤伝送は阻止されます。 さらに、SSLによって伝送される情報は公開鍵暗号 (RSA) と共通鍵暗号（秘密鍵暗号）という2種の暗号化方式を併用する方法で暗号化されます。この情報を解読するには電子的な「鍵」が必要です。仮に情報が第三者に傍受された場合でも、正しい鍵が無ければ暗号化された情報を復号することは不可能です。鍵の種類は有限ですが、すべての鍵を順に試していき正しい鍵にたどりつくにはパソコンなどを使って電算的に作業した場合でも非現実的といえる長い時間を要するため、第三者が情報を解読することは極めて困難であるといえます。
3. SSL対応ブラウザについて
SSLを使うために特別の設定をする必要はありません。 Internet Explorer や Netscape Communicatorなど、SSLに対応しているブラウザを使っていれば標準設定のままで必要なときには自動的にSSLが機能します。SSLに対応していないブラウザをご利用の場合は、 SSLセキュアページにアクセスできなかったり、情報の入力ができない場合があります。
※会社などの社内LANにおいて、FireWallを通じてインターネットに接続している場合、FireWallの設定によってSSLによる通信を利用できないことがあります。
4. データの保護について
当ホテルが運営するホームページでは、お客様の個人情報を収集する際の安全対策として、Web会員専用ページ、クレジットカード決済ページ、その他各種個人情報入力ページにおいてSSL（Secure Sockets Layer）暗号化技術を用いております。これにより、インターネットを流れるデータを暗号化し、漏洩を防ぐことができます。
この文書はお客様への情報提供として掲載しています。 特定のソフトウエア製品の使用・不使用を推奨、要請、あるいは強要するものではありません。
クッキーの使用について
当ホテルでは、お客様の利便性の向上を目的として、お客様のコンピューターにクッキーと呼ばれる情報を送る場合があります。
お客様のブラウザの設定変更でクッキーの受取りを拒否したり、受け取った時に警告を表示させたりできます。 当ホテルウェブサイトのほとんどのサービスはブラウザがクッキーを受け付けなくても利用できますが、ご宿泊予約においては一部クッキーなしではご利用いただけなくなるサービスもありますことをあらかじめご了承下さい。
